Self Stockage : rapports opérationnels et financiers...

Dans le Self Stockage, établir des rapports manuels peut-être une charge de travail supplémentaire mais cela est indispensable pour comprendre comment  votre centre de self stockage fonctionne. L’idéal est d’avoir un logiciel de gestion qui vous calcule automatiquement certaines données. Chaque manager de self stockage a besoin de rapports, de statistiques pour pouvoir piloter au mieux son efficacité opérationnelle et financière. Vos rapports vous aideront à prendre les bonnes décisions pour optimiser la rentabilité de votre centre de self stockage.

Quels sont les différents rapports disponibles et comment ces rapports peuvent vous aider à améliorer votre centre de self stockage.

Rapports opérationnels

La plupart des logiciels de gestion dans le self stockage dispose de rapports de base, facilement accessibles.

Au minimum, ces rapports doivent indiquer le numéro du box de stockage, indiquant si ce box est disponible ou occupé. Il indiquera aussi la date quand il y a un préavis de déposé ou une réservation. Cela vous permettra de faire votre lock check (contrôle complet de vos box de stockage). Vous pourrez ainsi vérifier la cohérence entre votre rapport et la réalité. Est-ce que les box sont bien occupés ? Est-ce que les box libres le sont bien ? (important : un box vide doit toujours être fermé à l’aide d’un cadenas de votre société. Cela pour éviter le « squat » d’un box libre). Votre rapport doit vous donner votre taux d’occupation et le nombre de box encore disponible. Vous serez en mesure de savoir ce qu’il vous reste à louer. Vous devez aussi avoir un rapport qui vous indique les clients qui sont à jour au niveau des paiements, ceux qui sont en retard, avec le nombre de jours de retard. Cela vous permettra de relancer les clients en retard de paiement, et de voir ceux qui sont très en retard. En fonction du nombre de jours de retard, vous pourrez soit faire une relance téléphonique, soit envoyer vos courriers de relance (lettre d’avertissement, lettre de mise en demeure, lettre de résiliation de contrat…)

Vous devez également avoir un rapport qui vous indique le prix moyen par taille de box loué. Vous pourrez ainsi augmenter certains clients qui louent à un prix bien trop bas. N’oubliez jamais votre rentabilité.

Rapports démographiques

La majorité des logiciels comprend une analyse du code postal. Vous déterminerez facilement d’où viennent vos clients. Ce rapport indique aussi le pourcentage de particuliers et de professionnels.  Certains rapports sont plus précis, ils peuvent vous donner des indications comme particulier/famille ou particulier/célibataire. Ou bien professionnel/commerce ou professionnel/bâtiment … Toutes ces informations sont à utiliser lors de vos campagne marketing, pour déterminer les publicités les plus efficaces.

Un autre rapport important est celui qui vous donne des informations sur vos concurrents. Si vous connaissez leurs tarifs, les caractéristiques des centres de stockage et la distance entre vos sites, vous pouvez prendre de nombreuses décisions, y compris les stratégies marketing, la tarification… Plus vous en savez sur vos concurrents, mieux vous serez préparés pour rivaliser avec eux. Vous pourrez avoir une longueur d’avance sur la recherche de nouveaux clients.

Un autre rapport est celui qui vous donne le taux d’occupation de chaque taille de box. Cela vous permettra de voir si vos box de 3m2 sont toujours loués à + de 90% ou que vos box de 12m2 sont souvent disponibles…. Vous pourrez ainsi gérer vos augmentations (pour les boxes à fort taux de remplissage). Vous pourrez aussi voir si il est judicieux de partitionner les grands boxes en petits boxes. Adaptez-vous à votre demande client. N’oubliez jamais votre rentabilité. En général, plus vous louez petit, plus le prix au m2 est élevé.

Les rapports opérationnels vous donnent de nombreux renseignements. Vous connaîtrez mieux votre clientèle, vos concurrents… Vous prendrez les meilleures décisions. Il existe beaucoup de rapports qui donnent une multitude d’informations. N’hésitez pas à les utiliser. Ils sont là pour vous aider à piloter votre centre de self stockage efficacement.

Rapports financiers
Gérer un centre de self stockage est impossible sans rapport financier. Vous devez savoir si votre centre de stockage est rentable.
Le rapport financier le plus important est le compte des profits et pertes (P & L). Chaque poste (recettes et dépenses) doit être détaillé. La personne qui utilise ce rapport doit être capable de comprendre de quoi il s’agit. Vous devez avoir un P&L mensuel et annuel. Vous pourrez ainsi voir facilement vos recettes et vos dépenses chaque mois et d’année en année. Il est indispensable pour piloter votre activité.

Le rapport sur les revenus : Le détail de vos revenus permettra de savoir si vos actions sont rentables. Par exemple, vous faites une promotion sur vos cartons, avec ce rapport vous verrez facilement si vos ventes ont augmenté. Ce rapport indique généralement le total des revenus sur vos locations de box, les discounts, le total des ventes de marchandises…. Il comprend l’ensemble de vos revenus (domiciliation, pénalités de retard de paiement, frais de dossier, encombrants, frais d’ouverture de portes, assurances…)
Afin de mesurer les tendances de vos revenus, vous pouvez faire des graphiques simples.
Par exemple : 

Dépenses. Un rapport P & L contiendra également les postes de dépenses les plus utilisés. Par exemple, vous devriez être en mesure de suivre votre publicité, la masse salariale ou les salaires, les réparations, l'entretien, les coûts téléphoniques, juridiques, des marchandises, des assurances, les taxes... Si vous connaissez le montant de chaque poste, vous pourrez en déduire votre rentabilité. Vous pourrez aussi voir quels postes de dépenses augmentent ou diminuent
Il est très important de suivre ce rapport (P&L). Il vous permettra de réagir assez vite, avant qu’il ne soit trop tard. Sans ce rapport, vous ne saurez jamais si votre entreprise est rentable ou en perte.

Il existe de nombreux rapports issus de votre logiciel de gestion. Certains sont plus précis que d’autres. Meilleure sera votre connaissance de votre activité, de votre clientèle… meilleures seront vos décisions. Si vous ne comprenez pas les aspects financiers de votre centre de self stockage, demandez conseil à des professionnels. Cela est très important car votre réussite, votre rentabilité en dépend. Utilisez à bon escient ces rapports. Comprendre la gestion financière fera la différence entre un centre de stockage qui réussit sur le long terme et celui qui va vers l’échec.